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Per la realizzazione di un prodotto, sia esso un articolo promozionale od un capo di abbigliamento professionale, tecnici specializzati nei settori di competenza affiancano il cliente nella valutazione del prodotto. Il bene viene valutato sia dal punto di vista qualitativo che da quello relativo alla componente economica ed alla sua competitività sul mercato. Inoltre viene effettuata, dove necessaria, una precisa valutazione della conformità del prodotto ai requisiti essenziali previsti dalle normative di settore.

Per la qualificazione e la selezione del prodotto Vipitalia offre un processo controllato che verifica una serie di caratteristiche abbinate (come qualità, affidabilità, servizio, flessibilità, disponibilità, prezzo) per poi definire l’approvvigionamento in termini oggettivi anche attraverso ottime collaborazioni con partner commerciali.

Una volta che i prodotti vengono valutati adatti a rispondere alle esigenze del cliente, si passa alla formalizzazione della proposta. Per definire l'accordo tra le parti, può essere adottata della contrattualistica già esistente presso il cliente o realizzata su misura in base al tipo di fornitura. Importante passaggio dell'accordo è la definizione dei Service Level Agreement, ossia dei punti correlati al servizio che il cliente vuole ottenere.

Valutata la compatibilità delle caratteristiche, viene realizzato un pilot, ossia viene prodotto un campione. Il campione sarà poi modificato nelle caratteristiche fino alla definizione del prototipo finale che verrà adottato in fase di produzione.

Avviata la produzione, il ciclo viene metodicamente e periodicamente monitorato per valutarne lo stato e controllare le scadenze. Per una migliore consistenza dei dati a supporto, viene definito l'allineamento degli strumenti di gestione e dei sistemi informativi tra la committente e la produzione. Consegne di merce destinate a magazzini centrali atti allo smistamento o a singoli centri operativi dislocati sul territorio Europeo sono gestite dal servizio logistica a supporto.